Опубликовано
Хранить не дольше нужного — и удалять по требованию
Сроки хранения офиса исполняются сами, перед удалением остаётся обезличенная сводка, а у владельца появилось удаление по требованию человека.
Закон о защите приватности после поправки 13 требует двух вещей, которые легко написать и трудно выполнять руками: не хранить данные дольше, чем нужно, и удалять их, когда человек об этом просит. До сих пор сроки хранения были настройкой, а не действием. Теперь система исполняет их сама и оставляет после себя след.
Сколько хранить — настройка офиса. По умолчанию 24 месяца от последнего касания обращения, так что звонок или смена статуса начинают отсчёт заново. Обращение, помеченное как нерелевантное, хранится 12 месяцев. Исходное содержимое заявки из рекламной формы — то, что пришло до того, как заявка стала карточкой, — удаляется через 60 дней. Журнал доступа, внутренняя запись о том, кто что смотрел, ротируется раз в 12 месяцев.
За 30 дней до планового удаления владелец офиса получает предупреждение — чтобы было время вмешаться и вернуть обращение, работа по которому возобновилась. Само предупреждение без персональных данных: тип, номер и срок. Автоудаление можно и вовсе выключить: тогда система продолжает предупреждать, но ничего не удаляет.
Просьба человека удалить его данные — отдельный случай, и у него теперь отдельное действие. В карточке обращения у того, кто имеет право удаления, появилось «Удалить по требованию субъекта» — с подтверждением и выбором основания из списка.
При любом удалении — по сроку или по просьбе человека — система делает одно и то же:
- перед удалением от обращения остаётся только числовая сводка, а разрез, в котором меньше пяти обращений, отдельно не сохраняется, — статистика воронки не худеет задним числом, а данных человека уже нет;
- в журнале петли качества и журнале доступа ссылка на человека заменяется обезличенной меткой: сами записи остаются, персональных данных в них нет;
- факт удаления записывается — что удалено, когда и на каком основании;
- шаги идут в неизменном порядке, и каждый шаг считается.
Два примыкающих пункта. Офис может получить выгрузку данных одного человека одним файлом — по обращению в поддержку. И импорт истории из файла теперь оставляет запись в журнале со счётчиками строк и без персональных данных; исходный файл и остаток лежат вне публичной папки и удаляются по окончании импорта.
Хотите увидеть это на обращениях вашего офиса?