פורסם
המערכת שומרת רק כמה שצריך — ומוחקת לפי דרישה
תקופות השמירה של המשרד מתבצעות מעצמן, לפני מחיקה נשמר סיכום מספרי בלבד, ולבעל המשרד יש מחיקה לפי דרישת אדם — עם רישום שאפשר להראות.
חוק הגנת הפרטיות, אחרי תיקון 13, מבקש שני דברים שקל לנסח וקשה לבצע ביד: לא לשמור מידע יותר זמן ממה שצריך, ולמחוק אותו כשאדם מבקש. עד עכשיו תקופות השמירה היו הגדרה ולא פעולה. מעכשיו המערכת מבצעת אותן בעצמה ומשאירה אחריה תיעוד.
כמה זמן שומרים — הגדרה של המשרד. ברירת המחדל: 24 חודשים מהמגע האחרון עם הפנייה, כך ששיחה או שינוי סטטוס מתחילים את הספירה מחדש. פנייה שסומנה כלא רלוונטית נשמרת 12 חודשים. התוכן הגולמי שמגיע מטופסי הפרסום — הפנייה כפי שנשלחה, לפני שהפכה לכרטיס — נמחק אחרי 60 יום. יומן הגישה, הרישום הפנימי של מי צפה במה, מתגלגל אחת ל־12 חודשים.
30 יום לפני מחיקה מתוכננת בעל המשרד מקבל התראה — כדי שיהיה זמן להתערב ולהחזיר פנייה שהעבודה עליה התחדשה. ההתראה עצמה נקייה ממידע אישי: סוג, מספר ותאריך בלבד. אפשר גם לכבות את המחיקה האוטומטית לגמרי: אז המערכת ממשיכה להתריע ולא מוחקת דבר.
אדם שמבקש שיימחקו הנתונים שלו הוא מקרה נפרד, ולו יש עכשיו פעולה משלו. בכרטיס הפנייה, אצל מי שיש לו הרשאת מחיקה, נוספה הפעולה «מחיקה לפי דרישת נושא המידע» — עם אישור לפני ביצוע ובחירת עילה מתוך רשימה.
בכל מחיקה, בין שהגיעה מהתקופה ובין שהגיעה מבקשה של אדם, המערכת עושה את אותם הדברים:
- לפני שהפנייה נמחקת נשמר ממנה סיכום מספרי בלבד, וחתך שיש בו פחות מחמש פניות אינו נשמר בנפרד — כך שהמספרים במשפך אינם מצטמצמים בדיעבד, בעוד הנתונים של האדם כבר אינם;
- ביומן לולאת האיכות וביומן הגישה ההפניה לאדם מוחלפת בסימון אנונימי: הרישומים נשארים, מידע אישי אין בהם;
- עצם המחיקה נרשמת — מה נמחק, מתי ועל סמך איזו עילה;
- השלבים רצים בסדר קבוע, וכל שלב נספר.
שתי נקודות מאותו תחום. המשרד יכול לקבל ייצוא של הנתונים על אדם אחד בקובץ אחד — בפנייה לתמיכה. וייבוא היסטוריה מקובץ משאיר מעכשיו רישום ביומן עם מספרי השורות ובלי מידע אישי; הקובץ המקורי והשארית נשמרים מחוץ לתיקייה הפומבית ונמחקים בתום הייבוא.
רוצים לראות את זה על הפניות של המשרד שלכם?