פורסם
יומן ההסכמות: על מה ומתי הסכים הפונה
כל הסכמה נשמרת כרשומה נפרדת — סוג, מתן או ביטול, גרסת הנוסח, הערוץ והזמן; הרשומות רק נוספות, ולבעל המשרד יש מסך צפייה.
לפנייה היה עד עכשיו סימון אחד בלבד — «מסכים לדיוור»: כן או לא. על השאלה האמיתית, זו שנשאלת חודשים אחרי כן, הסימון הזה לא ענה: על מה בדיוק האדם הסכים, מתי, באיזה נוסח ובאיזו דרך. מעכשיו יש במערכת יומן הסכמות, וכל הסכמה יושבת בו כרשומה נפרדת.
בכל רשומה נשמרים סוג ההסכמה — עיבוד נתונים, דיוור שיווקי, החזרת איכות הפניות לחשבונות הפרסום; אם ההסכמה ניתנה או בוטלה; גרסת נוסח המדיניות שהוצג באותו רגע; הערוץ — טופס באתר, ייבוא, מפי הפונה בטלפון, הגדרה של המשרד; הזמן; מי רשם, אם הרשומה נוצרה בידי עובד; וסימנים טכניים מטושטשים, למשל תחילת כתובת ה־IP בלבד. רשומות ביומן רק נוספות: לערוך או למחוק אותן אי אפשר, וההיסטוריה נשארת שלמה.
רוב הרשומות נוצרות מעצמן, בלי שאיש יעשה משהו נוסף:
- בקליטת פנייה מטופס — נוסח המדיניות שהוצג באותו רגע נרשם יחד עם ההסכמה, ולא הנוסח שיהיה באתר בעוד שנה;
- בייבוא פניות מקובץ;
- כשבעל המשרד מדליק או מכבה את החזרת איכות הפניות לפרסום — גם ההסכמה של המשרד עצמו נכנסת ליומן.
עובד שיש לו הרשאת ניהול יכול לרשום הסכמה מפי הפונה ישר מהכרטיס — למשל תוך כדי שיחה, כשאדם אומר בטלפון שהוא מסכים שיפנו אליו. הפעולה הזאת נרשמת גם ביומן הגישה.
אצל בעל המשרד יש מסך «הגדרות → הסכמות», לקריאה בלבד: סינון לפי סוג, לפי ערוץ ולפי טווח תאריכים, וחיפוש לפי מספר פנייה — כך שהשאלה «על מה האדם הזה הסכים» נסגרת במסך אחד. גם פתיחת המסך נרשמת ביומן הגישה.
שני דברים שנשארו כפי שהיו, בכוונה. הסימון «מסכים לדיוור» לא נעלם מהפנייה — הוא פשוט נגזר מעכשיו מהרשומה האחרונה ביומן בנושא השיווקי, ולא עומד בפני עצמו. ופנייה שנמחקת לבקשת אדם אינה משאירה חור ביומן: הרשומות שלה הופכות אנונימיות במקום להיעלם.
התוצאה פשוטה לניסוח: על השאלה על מה ומתי אדם הסכים יש עכשיו תשובה עם תאריך ועם נוסח, ולא זיכרון של מי שדיבר איתו.
רוצים לראות את זה על הפניות של המשרד שלכם?