פורסם
פגישה הפכה לרשומה נפרדת בכרטיס הפנייה
הפגישה נקבעת מתוך אותו טופס של סיכום שיחה, שייכת לעובד בקו השפה של הפונה, אפשר לדחות אותה או לבטל עם סיבה, וכל צעד נרשם ביומן.
עד היום פגישה לא הייתה קיימת במערכת כרשומה. כשעובד סימן בסיכום השיחה «נקבעה פגישה» ורשם מועד, המערכת ידעה עליה שני דברים בלבד: מתי ובאיזו פנייה. הפגישה לא הייתה שייכת לאף אחד, משך לא היה לה, ואם התקיימה או לא, אי אפשר היה לדעת. שתי פגישות של אותו עובד באותה שעה לא הפריעו לאף אחד, מפני שאף אחד לא ראה אותן יחד.
מעכשיו הפגישה היא רשומה משלה. נקבעת היא באותו מקום שבו נקבעה עד היום, בטופס סיכום השיחה: בוחרים «נקבעה פגישה», רושמים מועד, והפגישה נפתחת מעצמה. טופס שני אין, וגם אין בו צורך.
מה יש לפגישה: מועד התחלה ומועד סיום, עובד שהפגישה שייכת לו, מקום (במשרד, בטלפון, בווידאו) והערה. המועד חייב להיות בעתיד.
העובד נבחר מתוך קו השפה של הפונה, ולא מחוצה לו. פגישה שהייתה נרשמת על עובד שאינו מכסה את הקו הזה נעלמת מעיניו של אותו עובד עצמו, מפני ששכבת ההרשאות מסתירה ממנו את הפנייה, וכך הפגישה הייתה נעלמת מכולם, כולל ממי שאמור לקיים אותה. לכן המערכת אינה מרשה זאת בכלל.
חפיפה בין שתי פגישות של אותו עובד מקבלת התראה ולא חסימה. משרד רשאי לקבוע שתי פגישות זו על גב זו: אחת בטלפון, את השנייה מעביר עובד אחר. חסימה כאן הייתה מובילה לפגישה שנרשמת מחוץ למערכת, ואז היומן אינו שלם, כלומר אינו שימושי.
דחייה, ביטול ותוצאה. דחיית מועד משנה את המועד, ביטול נרשם עם סיבה, ובסוף מסמנים אם הפגישה התקיימה או לא, והתוצאה הזאת היא שמזיזה את הפנייה במשפך. ביטול ודחייה אינם מחזירים את הפנייה אחורה: העובדה שהיא הגיעה לשלב הזה כבר קרתה, וגם מה שנשלח בעקבותיה כבר נשלח.
כל ארבעת הצעדים נרשמים ביומן הגישה: נקבעה, נדחתה, בוטלה, נרשמה תוצאה. ביומן נשמרים שמות השדות שהשתנו ולא הערכים שלהם, כמו בכל שאר הרשומות שם: יומן אינו עותק שני של נתוני הפונים. את הפגישה רואה מי שרואה את הפנייה, לפי אותה חלוקה לקווים.
- ברירת המחדל של המשך היא הגדרה של המשרד: אצל אחד ייעוץ הוא שעה, אצל אחר עשרים דקות. במערכת עצמה ברירת המחדל היא שעה.
- מועד הפגישה ממשיך להיות הצעד הבא של הפנייה ברשימה, והתצוגות «להתקשר», «להיום» ו«באיחור» עובדות בדיוק כמו קודם.
- פגישה שבוטלה קפואה: אי אפשר לדחות אותה ואי אפשר לסמן שהתקיימה.
- פגישה שבוטלה ופגישה שלא התקיימה אינן תופסות מקום ביומן, ולכן אינן נחשבות בחפיפות.
- תיקון של רשומת שיחה אינו נוגע בפגישה: לביטול פגישה יש פעולה משלו.
מסך יומן, שבו רואים יום ושבוע לפי עובד ולפי קו שפה, הוא הצעד הבא. הפעם הונחו הכללים שעליהם המסך הזה ייבנה.
רוצים לראות את זה על הפניות של המשרד שלכם?